先に結論固定表示の利点を保ちながら、長い値、ページまたぎ、検索・読み上げへ配慮します。
用紙・余白・ページ情報を決める
A4縦横、余白、ヘッダー、発行日、対象期間、ページ番号を用途に合わせます。印刷機の余白で端が切れず、両面でもページ関係が分かるようにします。
同じ帳票でも画面保存と提出印刷で必要項目が違う場合があります。正式版、下書き、再出力を識別し、古い版と混同しません。
見出し・表・改ページを保つ
見出しだけをページ末尾へ残さず、関連本文と一緒にします。長い表では列見出しを各ページに繰り返し、合計がどの範囲か示します。
長い会社名、0件、大量行、備考、負数、最大金額で文字切れを確認します。縮小し過ぎて読めない場合は列や別紙を見直します。
文字と画像を情報として残す
文字を画像化せず、選択・検索できるフォントを使います。埋込みや文字化けを確認し、外字や旧字体を含む匿名サンプルでも試します。
説明画像やグラフには本文やキャプションで要点を示します。写真が0枚・多数・縦横の場合に説明と別ページへ離れないか確認します。
複数の閲覧方法で検査する
ブラウザ、代表的なPDF閲覧ソフト、スマホ、印刷で開きます。文書タイトル、見出し構造、読み順、リンク、言語設定を可能な範囲で確認します。
PDF生成失敗や空ファイルを成功扱いにせず、再試行番号を表示します。出力権限、個人情報列、一括出力、保存期間も画面と同じ基準で管理します。
相談前にそろえるもの
- 用紙・余白・ページ番号
- 見出し・表・改ページ
- 検索できる文字
- 画像・キャプション
- 閲覧ソフト・印刷・権限
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。