会計資料ポータルの権限設計｜顧客分離と担当変更の確認

顧客・担当・管理者の役割を細かくする

顧客は自社の提出状況と差し戻しだけ、担当職員は受け持つ顧客、管理者は担当割当と監査に必要な範囲、という基本から始めます。給与資料や本人確認書類など、同じ顧客内でも担当者全員へ見せない資料があるかを確認し、資料種別ごとの制限も検討します。

繁忙期の応援権限には開始日と終了日を持たせ、期限後に自動で外れる状態を確認します。担当変更では新担当が必要な過去資料を見られ、旧担当は業務上不要になった時点でアクセスできなくなることを、両方のアカウントで試します。

通知・検索・URLからの取り違えを防ぐ

顧客名が似ている場合でも、通知メールや画面タイトルだけで判断させません。顧客コード、対象月、資料種別を一緒に表示し、検索結果から開いた後も対象顧客を固定表示します。別顧客のURLを直接入力した場合は、存在の有無を詳しく返さずアクセスを拒否します。

メール本文へ資料原本や機微な内容を載せず、安全な画面へ誘導します。共有端末でログアウトした後に、ブラウザの戻る、ダウンロード履歴、検索候補、プレビューから前の顧客資料が見えないかも確認します。通知先の変更履歴と送信失敗の扱いも必要です。

再提出・出力・削除の責任を分ける

顧客の再提出は旧版を上書きせず、提出者、時刻、対象月、確認結果を版として残します。担当職員が確認済みにする操作と、顧客がファイルを削除する操作を分けます。確定後の差替えは理由と承認を必要とし、月次処理に使った版が後から不明にならないようにします。

一括ダウンロード、CSV、印刷は漏えい範囲が大きいため、通常閲覧とは別権限にします。保存期間や完全削除は法令、契約、事務所規程を責任者が確認します。開発側の判断で古い資料を自動削除せず、削除予定件数と対象期間を事前に確認できるようにします。

別アカウントと復元データで検証する

顧客A、顧客B、担当A、応援担当、管理者、停止済み利用者を用意し、一覧、検索、URL、通知、ファイル表示、CSVを試します。自分で設定した管理者アカウントだけでは、権限漏れを見落としやすいため、権限の弱い側から確認します。

バックアップ復元後も顧客の所属、担当、資料の版、確認状態、アクセス履歴が保たれることを匿名データで照合します。一部顧客で並行運用し、問い合わせ、誤提出、不足連絡が増えていないか確認してから全顧客へ広げます。

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