会計資料ポータルの導入案内｜顧客と職員が迷わない始め方
機能が分かりやすくても、顧客ごとに提出方法やITへの慣れが違います。全顧客を一斉に切り替えず、資料の多い一業務から案内を整えます。
先に結論顧客向けは提出と確認、職員向けは差し戻しと権限に分け、機密資料を使わない練習から始めます。
協力を得られる顧客から試す
月次資料が多く、担当職員との連絡経路が明確な数社で試します。対象月、資料種別、締切を固定し、郵送・持参・メールを残す期間と正本を決めます。
顧客名や実資料を研修へ使わず、架空会社の領収書・請求書で提出、差し戻し、再提出を一巡します。練習ファイルが本番一覧や保存期限へ混ざらないことを確認します。
顧客と職員の説明を分ける
顧客には初回ログイン、対象月、ファイル選択、提出済み確認、問い合わせだけを案内します。職員には顧客割当、内容確認、差し戻し、版、ダウンロード、停止済みアカウントを教えます。
長いPDFだけに頼らず、ログイン画面の近くに短い手順と連絡先を置きます。ただし通知メール本文へ資料名や機微情報を書き過ぎず、安全な画面で確認させます。
つまずきを画面改善へ戻す
ログインできない、提出先月を間違える、送信済みか分からない、同名ファイルを重ねるなどを分類します。質問件数、所要時間、端末、ブラウザを記録し、案内文と画面の両方を直します。
顧客Aの検索候補や通知リンクから顧客Bへ入れないことを、権限の弱いアカウントで試します。パスワード再設定や担当変更時も、本人確認手順を省略しません。
メール併用を終える基準を決める
提出件数、未提出連絡、誤送信、重複、職員の確認時間を一か月単位で比較します。ポータル利用率だけでなく、電話やメールの質問が減ったか、提出者が完了を確認できたかを見ます。
メールを止める対象と日付、例外顧客の方法、障害時の受領、復旧後の登録を決めます。保存期間や削除は事務所規程と契約を責任者が確認してから広げます。
相談前にそろえるもの
- 試行する顧客・資料
- 顧客向け初回案内
- 職員向け確認手順
- 問い合わせ分類
- メール併用の終了条件
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。