BLOG業務改善
会計事務所の安全なファイル受渡し｜メール添付を減らす
機密資料をメール添付だけで受け取ると、宛先間違い、容量超過、最新版の混同が起きやすくなります。安全な受渡し場所と受領確認を一つにします。
先に結論顧客ごとの提出先、期限、受領、内容確認、不足を分け、必要な人だけが閲覧できるようにします。
顧客ごとの提出場所を分ける
顧客コードと対象月へひも付いた提出先を用意し、別顧客の資料が見えない権限を設定します。共有リンクの使い回しを避けます。
氏名や口座番号をファイル名へ入れさせず、登録後にシステム側で分類します。誤提出の連絡と隔離手順も決めます。
受領と確認を同じにしない
アップロード済み、受領、内容確認中、不足、確認済みを分けます。届いただけで月次処理を完了扱いにしません。
不足連絡は対象資料と期間だけを選び、同じ内容を複数担当者が重ねて送らない履歴を残します。
期限・削除・出力を管理する
共有リンクには期限を設け、退職者や契約終了者のアクセスを止めます。保存期間は契約と規程を担当者が確認します。
一括ダウンロード、印刷、CSV出力は権限を限定し、実行者と時刻を記録します。端末へ不要な複製を残しません。
誤送信と復旧を試す
別顧客への提出、同名ファイル、再提出、通信切れ、大容量を匿名データで試します。重複登録と途中ファイルを確認します。
バックアップから復元し、件数、対象月、権限、版を照合します。既存資料は原本を残し、範囲を決めて複製移行します。
相談前にそろえるもの
- 扱う資料の種類
- 顧客別の閲覧権限
- 共有リンクの期限
- 不足連絡の担当
- 保存・削除・復旧手順
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。