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会計事務所の業務システム費用｜資料回収と進捗管理の考え方
資料回収だけを整える場合と、月次進捗、担当割当、顧客連絡までつなぐ場合では範囲が異なります。機密資料を守る設計も費用の重要な部分です。
先に結論顧客、対象月、資料、進捗、担当、通知、保存を分け、機密情報を必要な人だけが扱える範囲から始めます。
顧客と対象月の管理範囲を決める
顧客一覧だけか、決算月、担当、資料期限、月次状態まで扱うかを整理します。法人と個人、月次と年次で流れが違う場合は、無理に一つの状態へまとめません。
担当変更、複数担当、上長確認があると権限と履歴の設計が増えます。顧客間で資料が見えないことを匿名テストデータで確認します。
ファイル共有の安全性を見積へ含める
アップロード、ウイルス確認、容量、版、提出期限、一括取得、削除をどこまで必要とするか決めます。メール通知だけで資料本体を送らない設計も検討します。
共有リンク期限、閲覧者、アクセス履歴、退職者の停止、バックアップ復元まで試します。保存期間は契約、法令、事務所規程を責任者が確認します。
連絡と自動化を増やし過ぎない
不足資料、期限前、確認完了など通知の種類と送信先を決めます。自動通知が多いと顧客と職員の確認負担が増えるため、手動確認を残す場面も整理します。
会計・税務の判断や処理完了をシステムだけで確定させません。状態の更新者と確認者を分け、誤操作から戻せる履歴を用意します。
移行と保守を同じ条件で比べる
既存顧客表、担当表、進捗Excel、共有フォルダの件数と表記ゆれを確認します。原本を保持し、少数顧客で権限と件数を照合してから範囲を広げます。
見積では初期設定、顧客案内、操作説明、容量追加、バックアップ、障害対応を確認します。価格は顧客数だけでなく資料量と権限でも変わります。
相談前にそろえるもの
- 顧客・対象月の管理項目
- 職員と顧客の権限
- 扱う資料と容量
- 通知の種類
- 既存Excel・共有フォルダ
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。