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写真・PDF・添付ファイルの移行｜リンク切れを防ぐ確認方法
台帳の行だけ移せても、写真やPDFを開けなければ過去業務を確認できません。添付本体と、どの案件へ結び付くかを別々に照合します。
先に結論ファイル名を手掛かりだけにせず、ID対応表、ハッシュ、件数、権限で完全性を確認します。
添付の所在と結び付きを棚卸しする
共有フォルダ、クラウド、メール、旧システム内など保管先を洗い出します。案件ID、日付、種類、登録者とファイルの関係を一覧にします。
画面に表示されない孤立ファイルや、レコードはあるのに本体がない添付も数えます。推測で別案件へ結び付けず、判断待ちとして残します。
ファイル名と形式を安全に整える
同名、長すぎる名前、使用できない文字、拡張子と実体の不一致を確認します。名称を変える場合は元名と新名の対応表を残します。
古い形式を変換するときは元ファイルも保管し、変換後のページ数・画像・文字を確認します。パスワード付きや破損ファイルを黙って除外しません。
重複と完全性を機械的に確認する
ファイルサイズやハッシュで同一候補を検出しますが、同じ内容を複数案件で正式に保管している場合は業務判断なしに削除しません。
移行前後の件数、総容量、種類別件数、0バイト、開けない件数を照合します。代表ファイルだけでなく無作為抽出でも実際に開きます。
閲覧権限と保存期間を守る
台帳の閲覧権限だけでなく、直接URLや検索から添付を開けないか確認します。個人情報、契約、医療介護情報などは役割別に試験します。
保存期限を過ぎた候補も自動削除せず、規程と責任者判断を確認します。移行中の追加添付を取り込む差分手順と、失敗時の再実行方法を決めます。
相談前にそろえるもの
- 添付の所在・関連ID
- 元名・新名の対応
- 件数・容量・ハッシュ
- 破損・暗号化ファイル
- 権限・保存期間・差分
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。