先に結論作業者は担当項目へ集中し、追加整備は顧客確認前に確定しない流れにします。
顧客・車両・入庫案件を分ける
一人が複数車両を持つ、名義と利用者が違う、同じ車両が複数回入庫する関係をIDで管理します。車番や氏名だけで上書きしません。
受付時の症状、希望、期限、連絡方法を記録し、整備士へ必要な情報だけを渡します。個人情報の表示範囲を役割で分けます。
見積と作業指示の版を管理する
点検前見積、分解後の追加、承認済みを区別します。金額、工数、部品、税の変更差分を顧客確認へつなげます。
承認前の作業を自動確定せず、連絡日時、方法、結果を残します。緊急・安全対応は社内規程と責任者判断を優先します。
部品・写真・進捗を結び付ける
作業項目ごとに担当、状態、部品、写真を登録します。部品待ち、追加確認待ち、作業中、検査待ちを一つの進捗率に隠しません。
写真は顧客説明用、社内記録用を分け、個人情報や他車両の写り込みを確認します。大容量送信の失敗と重複を防ぎます。
完了検査と請求を照合する
作業完了と最終検査、顧客引渡しを別状態にします。未完了項目や警告がある場合は理由と責任者確認を表示します。
請求は承認済み見積と追加作業、実績部品を照合し、差異を元明細へ戻せるようにします。締め後修正と履歴も確認します。
相談前にそろえるもの
- 顧客・車両・入庫ID
- 見積版・追加承認
- 部品・写真・進捗
- 完了検査・引渡し
- 請求差異・履歴
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。