BLOG業務改善
業務改善の効果を測る｜導入前の作業時間を正しく残す方法
改善後だけを測っても、以前より楽になったかは判断できません。導入前の一週間を、作業だけでなく待ち時間や手戻りまで同じ条件で記録します。
先に結論測る目的を先に決め、件数と例外を添えて、現場を監視する数字にしないことが大切です。
一日の流れを作業単位へ分ける
受付、入力、確認、承認、転記、出力、保管までを順に並べます。画面を触る時間だけでなく、資料待ち、電話確認、ファイル探し、再入力も同じ仕事の時間として扱います。
担当者名を評価するためではなく、工程の詰まりを見つけるために測ります。現場へ目的を説明し、繁忙日と通常日、少量と大量の両方を含めます。
時間と件数を一緒に残す
一日合計だけでなく、一件当たり時間、処理件数、差し戻し件数を記録します。十件の日と百件の日を単純比較せず、対象期間と集計単位をそろえます。
ストップウォッチが作業を邪魔する場合は開始・完了時刻や簡単なチェック表を使います。秒単位の精度より、同じ測り方を継続できることを優先します。
例外と品質を数字から落とさない
短時間でも入力漏れや二重計上が増えれば改善とは言えません。訂正、問い合わせ、未処理、期限超過、集計不一致も合わせて確認します。
特殊案件や新人対応など時間が長くなる理由をメモし、平均値だけで隠しません。中央値や範囲も見ると、一部の極端な作業に結論を引っ張られにくくなります。
導入後も同じ条件で比べる
試行直後は学習時間が必要です。一週目だけで失敗と決めず、操作に慣れた時点を別に測ります。旧手順と新手順が並行する期間は、その二重作業も記録します。
金額効果を出す場合は人件費や件数の前提を明記し、推計と実績を分けます。削減率を宣伝目的で誇張せず、残った負担と次の改善候補も共有します。
相談前にそろえるもの
- 対象工程と目的
- 通常日・繁忙日
- 時間・件数・手戻り
- 例外理由
- 同じ条件での再測定
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。