先に結論通常連絡と緊急連絡を分け、既読・確認・対応完了を別状態で管理します。
登降園と当日の予定を一致させる
在園、欠席、遅刻、早退、未確認を分け、クラスと全体で人数を照合します。端末の二度押しで重複記録しません。
QRやタブレットは補助とし、読取できない時の本人確認と手入力を用意します。安全判断をコード読取だけへ任せません。
連絡の重要度と期限を分ける
体調、持ち物、予定、お迎え変更などを分類し、重要度と対象日時を表示します。色だけに頼らず、次に誰が確認するかを示します。
緊急内容は既存の電話等を優先し、アプリ通知だけで伝達完了としません。勤務交代時に未確認を引き継ぎます。
既読・確認・対応完了を分ける
メッセージを開いた既読、職員が内容を確認した状態、実際に対応した完了を分けます。複数職員が同じ対応を重ねないようにします。
訂正や取消は元内容を消さず、保護者・職員双方が最新内容を確認できる履歴を残します。誤送信時の連絡手順も決めます。
個人情報・写真・帳票を守る
家族構成、健康情報、写真は必要な役割だけへ表示し、兄弟や別クラスの情報を混同しません。出力・通知・共有端末も同じ権限で確認します。
日次・月次帳票の件数を元記録と照合し、保存期間と削除を規程に合わせます。公開用写真への転用は別の同意と確認を行います。
相談前にそろえるもの
- 登降園・人数照合
- 通常・緊急連絡
- 既読・確認・完了
- 訂正・引継ぎ
- 個人情報・写真・帳票
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。