BLOG業務改善
医療機関の書類・連絡管理｜受領と確認を分ける
書類を共有フォルダへ置くだけでは、届いたのか、内容確認が済んだのか、次に誰が動くのか分かりません。受領と確認を分け、期限と担当を一つの案件へ結びます。
先に結論書類の受領、内容確認、不足、再確認、完了を分け、原本と操作履歴を残します。
書類の種類と完了条件を決める
依頼、受領、確認、差し戻し、完了など、現在の手順を短く定義します。届いたことと、内容を確認したことを同じ完了にしません。
医療上の判断や書類内容の適否は専門担当者が確認します。システムは期限と受け渡しの漏れを減らす補助として使います。
案件と版を結び付ける
ファイル名だけで管理せず、対象案件、登録日時、登録者、確認状態を記録します。同名上書きを避け、訂正前の版も履歴として残します。
読めない画像、対象違い、期限切れは不足理由を選び、次の担当と期限へつなげます。自由文だけに埋めません。
閲覧と出力を分ける
書類の閲覧、ダウンロード、印刷、CSV出力を役割で分けます。受付状況だけを扱う人に、文書本文まで見せない設計にします。
外部送信では宛先と添付を送信前に確認し、送信済み・失敗・取消を残します。誤送信時の報告手順も決めます。
検索と復旧を確認する
長いファイル名、大容量、再提出、担当変更、期限超過を含めて検索します。通信失敗の再送で重複登録しないかも確認します。
匿名データでバックアップ復旧を試し、件数、版、関連案件、権限を照合します。既存の保存要件を確認せず変更しません。
相談前にそろえるもの
- 書類の種類と期限
- 受領・確認の担当
- 版と訂正のルール
- 閲覧・出力権限
- 保存と復旧の要件
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。