BLOG業務改善
建設業の勤怠・応援・シフト管理｜現場ごとの集計を楽にする方法
建設業の勤怠は、出勤と退勤だけでは足りないことがあります。誰がどの現場へ入り、応援や移動があり、誰が確認したかまでつながって初めて、月末の集計が楽になります。
先に結論打刻機能を増やす前に、現場・勤務区分・承認・締め後修正のルールをそろえます。
勤怠と現場配置を別々にしない
勤怠表と現場の予定表が別だと、事務所は月末に名前と日付を見比べることになります。出勤時に当日の現場を選ぶ、または予定から初期表示すると転記を減らせます。
一日に複数現場へ移動する場合は、出退勤とは別に現場ごとの時間を持つ設計が必要です。会社の集計方法を確認せず、自動で時間を割り振らないようにします。
現場で押すボタンは少なくする
スマホの最初の画面には、出勤、休憩、退勤と現在の状態を大きく表示します。現場名や勤務区分は候補を絞り、毎回長い一覧から探させません。
位置情報や顔写真を使う場合は、目的、保存期間、閲覧者を明確にします。便利そうだから追加するのではなく、本当に必要かを従業員と確認します。
承認と締め後修正を分ける
未申請、申請済み、承認済み、締め済みを区別すると、管理者は確認が必要な日だけ見られます。差し戻し理由も画面内に残せば、電話での確認が減ります。
締め後の修正は元の値を消さず、修正前後、理由、操作した人を記録します。給与へ影響する計算ルールは開発側で決めず、現在の就業規則と担当者の判断を基準にします。
給与連携は一か月分を並べて照合する
CSV連携では社員番号、日付形式、休憩、残業、休日区分、文字コードを受け取り側へ合わせます。まず少人数の一か月分で元帳と比較します。
通信切れや二度押しに備え、端末上の送信状態とサーバー側の重複判定を用意します。打刻できたように見えて保存されていない状態を残さないことが大切です。
相談前にそろえるもの
- 現在の勤怠表と現場予定表
- 一日に複数現場へ行くか
- 休憩・残業・休日のルール
- 承認者と締め日
- 給与ソフトのCSV仕様
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。