BLOG業務改善
建設業の見積・請求・工事台帳をつなぐ｜二重入力を減らす設計
見積書、請求書、工事台帳が別々のExcelにあると、同じ工事名や金額を何度も入力します。まず工事番号を軸に情報をつなぎ、どの時点の数字を正とするか決めます。
先に結論工事番号と状態管理を軸にし、見積・追加工事・請求・原価を履歴付きでつなぎます。
一つの工事に一つの番号を付ける
顧客名だけで工事を探すと、同じ顧客の別工事を取り違えやすくなります。年度や部門を含む工事番号を決め、見積、発注、日報、請求、写真で共通に使います。
番号の採番ルールは既存資料と重複しないか確認します。過去データへ後から番号を付ける場合は、複製環境で件数と関連付けを照合します。
見積と実行予算を混ぜない
顧客へ出す見積と、社内で管理する原価・実行予算は役割が違います。閲覧権限と編集画面を分け、社外向けPDFに社内原価が出ないようにします。
追加工事は元の見積を書き換えず、追加分として履歴を残します。承認前、承認済み、請求済みを区別すると請求漏れを探しやすくなります。
請求と入金を状態で管理する
請求書を出しただけで完了にせず、作成、確認、発行、入金、取消を分けます。同じ工事を再請求しないよう、対象期間と請求済み明細を画面で確認できるようにします。
分割請求、出来高、値引き、保留金などは会社ごとに違います。金額へ影響する処理は現行帳票と担当者の確認なしに自動化しません。
工事台帳は合計だけでなく根拠へ戻れるようにする
材料、外注、労務、経費の合計から元の明細へ戻れると、数字が合わないときに探しやすくなります。CSV取込では重複キーを持ち、同じデータを二度加算しないようにします。
テストでは通常工事だけでなく、赤字、追加工事、取消、月またぎ、締め後修正を含め、元帳と件数・金額・税額を照合します。
相談前にそろえるもの
- 見積書・請求書・工事台帳の見本
- 工事番号の現行ルール
- 追加・分割請求の扱い
- 原価を見られる役割
- 会計・給与との連携方法
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。