建設業の業務システム費用｜日報・工事台帳の見積ポイント
同じ日報システムでも、写真、勤怠、原価、工事台帳まで一度につなぐかで必要な設計と確認は変わります。画面数より業務の境界から費用を考えます。
先に結論現場入力、承認、写真、原価、帳票、移行を分け、最初に必要な範囲と後から足す範囲を決めます。
費用を左右する現場機能
日付、現場、作業、人数だけの日報と、位置情報、写真、勤怠、機械、材料まで扱う日報では確認項目が違います。電波が弱い現場で下書きや再送が必要かも費用に影響します。
職長の承認、事務所の差し戻し、締め後の修正など役割が増えるほど、権限と履歴のテストが必要です。削除や確定を誰が行うかを先に決めます。
工事台帳と金額計算を分けて確認する
見積、予算、発注、請求、入金、原価をどこまでつなぐか整理します。税、端数、値引き、出来高、締め日は会社ごとに異なるため、現在の帳票を基準に担当者確認が必要です。
現場別合計だけでなく、工種、業者、材料、労務など必要な集計軸を決めます。CSVやPDFの書式指定が多い場合は、帳票ごとの確認工数も見積へ含まれます。
既存Excelと写真の移行範囲を決める
過去の工事台帳、顧客、協力会社、現場、写真を何年分移すかで作業量が変わります。表記ゆれや重複を調べ、原本を残した複製環境で件数と金額を照合します。
すべて移さず、進行中案件だけを登録し、過去分は参照専用で保管する方法もあります。検索が必要な項目と保存義務は責任者が確認します。
小さな導入単位で比較する
最初は日報と写真、次に承認と月次集計、その後に工事台帳というように段階を分けると、使われない機能への費用を抑えられます。現場を一つ選んで実端末で試します。
見積では開発だけでなく、初期設定、移行、操作説明、バックアップ、保守、障害時の連絡先を同じ条件で比較します。価格や期間は要件確認後に個別提示します。
相談前にそろえるもの
- 現場で入力する項目
- 承認・修正できる役割
- 必要な工事台帳・帳票
- 移行する案件と写真
- 通信が弱い現場の有無
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。