先に結論入室・退室・欠席・遅刻・振替を分け、通知の送信結果まで同じ記録で確認します。
本人確認と押し間違いを減らす
カード、QR、番号入力など教室に合う方法を選びます。同姓や兄弟を取り違えないよう、本人だけが分かる確認情報を必要最小限で表示します。
連続読み取りや二度押しを防ぎ、現在の状態を大きく示します。入室済みの生徒がもう一度入室扱いにならないようにします。
欠席・遅刻・振替を授業へ結ぶ
連絡を自由文だけで受けず、対象日、授業、欠席・遅刻・振替希望を選べるようにします。確定前の希望と教室が承認した振替を分けます。
講師変更や休講がある場合は対象者を確認して通知します。全保護者への誤送信を防ぐ確認画面と送信履歴が必要です。
通知失敗を見逃さない
送信済みだけでなく、配信中、失敗、再送、連絡先未登録を一覧にします。メールや外部メッセージサービスの障害時に代替連絡できる手順を決めます。
通知本文へ成績や家庭事情を書かず、必要なら安全なログイン後画面へ誘導します。連絡先を見られる役割も限定します。
教室の開始・終了時刻で試す
生徒が集中する時間帯に読み取り速度、誤操作、通信切れを確認します。停電や端末故障時の紙受付と後入力も用意します。
一教室・少人数で並行運用し、入室数、欠席数、通知結果を現行表と照合します。児童・生徒の実データはテスト環境へ入れません。
相談前にそろえるもの
- 本人確認の方法
- 欠席・遅刻・振替の流れ
- 保護者通知の手段
- 通知失敗時の対応
- 個人情報を見られる役割
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。