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学習塾の月謝・講座管理｜請求漏れと二重計上を防ぐ考え方
月謝管理では、在籍しているだけで同じ金額になるとは限りません。受講講座、季節講習、教材、休会、割引を対象月へ結び、確定前後を分けます。
先に結論受講内容から請求候補を作り、担当者が確認・確定してから請求や会計連携へ進めます。
料金ルールを項目に分ける
通常講座、追加講座、季節講習、教材、入会、休会などを分けます。兄弟割引やキャンペーンは適用条件と期間を担当者が確認します。
金額や税の扱いは現在の規程と帳票を基準にし、開発側で推測しません。過去月の料金変更が確定済み請求へ影響しないようにします。
請求候補と確定を分ける
受講登録から自動で請求候補を作っても、休会や振替などの例外を確認してから確定します。確定者、日時、対象月を残します。
確定後の修正は元の請求を削除せず、取消や差額として履歴を残します。同じ講座を二度計上しない重複キーも必要です。
入金と未入金を混同しない
請求済み、入金確認中、入金済み、差額ありを分けます。振込名義が異なる場合の確認メモも、見られる役割を限定します。
決済サービスや会計CSVと連携する場合は、生徒コード、対象月、金額、結果の対応をテストします。連携失敗を再送して二重登録しないようにします。
例外を含む一か月分で照合する
通常受講だけでなく、月途中入会、休会、退会、兄弟、追加講習、返金を含め、現在の請求表と件数・金額を照合します。
本番データを変更する前に複製環境で確認し、確定済みの過去月を上書きしません。金額差がある場合は自動で進めず担当者へ戻します。
相談前にそろえるもの
- 講座・教材・割引の料金表
- 請求確定の担当
- 休会・退会・返金の扱い
- 決済・会計CSV仕様
- 過去請求の保存方法
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。