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学習塾の入退室・月謝管理｜匿名デモで見る設計事例

実在する生徒や保護者の情報は使わず、学習塾の日常業務を匿名データで再現した設計例です。受付、講師、経理、保護者で必要な情報を分けています。

2026.10.18ESシステム宮崎編集部

先に結論入退室の安心と授業・請求の管理を混ぜず、役割ごとに迷わない画面へ分けます。

入退室は記録と通知を分ける

生徒がカードやコードを読むと時刻を記録し、保護者へ通知する流れです。読取成功、送信中、通知失敗を分け、音だけでなく画面でも確認できます。

二度読み、兄弟の取り違え、通信切れ、閉館後を試します。入室記録があることと授業へ出席したことは同じではないため、出欠は別に管理します。

講師画面は担当授業、生徒、教室、連絡事項を中心にし、月謝や他クラスの個人情報を見せません。欠席や振替は元予定を消さず、変更履歴を残します。

保護者からの連絡は受付済み、確認中、対応済みに分け、誰が返答するかを明確にします。緊急連絡は通常メッセージと別の経路を維持します。

コース、兄弟、入退会、休会、振替、教材など条件が重なるため、試算と担当者の確定を分けます。締め後修正は理由と承認者を残します。

金額や請求日は塾の規程と契約を担当者が確認します。実運用では一か月分を現行台帳と生徒別・合計の両方で照合します。

ログイン、通知、欠席連絡、予定確認までを小さな画面で操作します。長い説明を詰め込まず、次の授業と必要な連絡を先に表示します。

一クラスから始め、紙や既存表と件数を比較します。保存、退会後の閲覧、削除時期は責任者確認後に設定します。

全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。