データ移行前の棚卸し｜何を移すか決める確認表

業務の入口から出口まで並べる

受付、入力、確認、承認、集計、請求、出力、保管の順に、使うファイルとシステムを並べます。担当者のPCだけにある補助表やメール添付も確認します。

ファイル名だけでなく、誰が更新し、どの数字を正本としているかを記録します。同じ顧客一覧が複数ある場合は更新日だけで正本を決めません。

データごとに件数と期間を測る

顧客、案件、明細、写真、PDFなど種類ごとに件数、最古・最新日、容量を記録します。空欄や重複、削除済み扱いの件数も分けます。

本番データを分析用に持ち出さず、必要な集計だけを安全な環境で取得します。個人情報・秘密情報の保管場所とアクセス権も棚卸し対象です。

移行・参照・廃棄候補を分ける

日常業務で編集するものは移行、過去照会だけなら読取専用、不要に見えるものは廃棄候補として分けます。削除は保存義務や契約を確認するまで実行しません。

古いコードや廃止項目も、過去帳票の意味を読むために必要な場合があります。新画面に出さないことと、元データを消すことを同じ判断にしません。

責任者と完了条件を決める

顧客統合、金額、締め済み期間、保存年限は業務責任者が決めます。開発側が似た値を推測で統合しないよう、判断待ち一覧を作ります。

移行完了は取込成功表示だけでなく、件数、合計、日付範囲、代表明細、添付、権限の一致で確認します。棚卸し表を移行後の照合表へつなげます。

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