BLOG業務改善
歯科医院の予約・来院状況管理｜受付の確認を減らす
予約表が見やすくても、来院済みか、案内待ちか、変更連絡が反映されたか分からなければ受付確認は減りません。予約と当日の流れをつなげます。
先に結論予約、受付、案内待ち、対応中、会計待ち、完了を分け、役割ごとに必要な状態だけを表示します。
予約枠と当日状態を分ける
予約日時と所要時間は予定です。当日は来院、案内待ち、対応中、会計待ち、完了などを別に持たせ、予定変更で実績が消えないようにします。
診療内容や医療判断をシステムが決めるのではなく、受付と移動の状況共有を支援する範囲に限定します。
変更と重複を防ぐ
電話とWEBから同時に予約が入る場合は、保存直前に枠を再確認します。変更前の予約を消さず、日時、担当、受付方法の履歴を残します。
連続クリックや通信再送で同じ予約を二重登録しないようにし、保存中・完了・失敗を分かりやすく表示します。
通知は内容と送信先を確認する
リマインドは日時と連絡方法を確認し、診療内容など機微な情報を本文へ書き過ぎません。送信済み、失敗、停止希望を一覧で確認します。
家族で同じ連絡先を使う場合の取り違えを想定し、誰の予約かを受付側で確認します。自動再送の回数と停止条件も決めます。
混雑時間と通信失敗で試す
朝の受付、急な変更、遅刻、無断キャンセル、担当変更、端末停止を含めて実機で試します。画面を開く回数と入力項目を測ります。
匿名テストデータで一部時間帯から始め、予約件数、来院数、変更数を現行表と照合します。患者情報を無断でテスト環境へ複製しません。
相談前にそろえるもの
- 予約枠と所要時間
- 当日の状態
- 変更・取消の担当
- 通知内容と送信先
- 患者情報の権限
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。