先に結論個人情報を最小限にし、確定・仮・変更待ちを分け、重要事項は人が確認します。
予定と確定状態を分ける
式場、日時、火葬、搬送、打合せを予定表へまとめ、仮押さえ、確認中、確定、変更を区別します。色だけでなく文言と更新時刻を示します。
外部施設との連絡結果を記録し、カレンダー表示だけで予約確定と判断しません。重複時は責任者へ確認します。
ご家族情報と閲覧権限を絞る
連絡先、宗教・宗派、希望など業務に必要な項目だけを登録し、自由記述へ過剰な個人情報を残しません。
担当、会場、請求など役割別に閲覧・編集を分けます。通知本文や共有端末のロック画面へ氏名や詳細を出し過ぎません。
手配品と未確認事項を一覧にする
祭壇、供花、料理、返礼品、車両などを数量、期限、手配先、状態で管理します。未手配と回答待ちを分けます。
変更前後と確認者を履歴へ残し、古い印刷物と混同しない版を表示します。金額変更は自動確定せず、見積と承認を確認します。
当日引継ぎと終了後処理を整える
担当ごとの当日確認、緊急連絡、注意事項を短く表示します。通信障害時の印刷・連絡手順も用意します。
終了後は未請求、返却、追加手配、書類を確認し、保存期間に従ってアクセスを制限します。実績紹介へ利用する場合は明確な許可と匿名化が必要です。
相談前にそろえるもの
- 仮・確認中・確定
- 個人情報・役割権限
- 手配品・未確認
- 変更履歴・見積
- 当日引継ぎ・保存期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。