先に結論客室、箇所、用途、撮影者、対応状態を持ち、清掃担当とフロントへ必要な範囲だけを共有します。
客室・箇所・用途を撮影画面に固定する
客室番号、浴室、空調、備品などの箇所と、清掃確認、不具合、対応前後、忘れ物などの用途を選びます。隣室の画面で撮影しないよう対象を大きく表示し、部屋変更や連泊を匿名データで試します。
通常清掃で毎回写真が必要か、異常時だけかを決め、現場の入力を増やし過ぎません。滞在中客室への入室や撮影は施設の手順を優先します。
対応状態と通知を写真から追えるようにする
要確認、対応中、業者依頼、点検待ち、完了を分け、写真を見たことと対応完了を同じにしません。対応前後の写真、担当者、日時を履歴に残します。
保存成功とフロント通知を別結果として表示し、通知失敗を一覧から再送します。二度押しや通信復帰で同じ不具合を二件作らないことを確認します。
忘れ物と顧客情報を通常写真から分ける
忘れ物写真は通常の清掃一覧へ広く表示せず、保管・返却に必要な担当だけが見られるようにします。顧客名や予約情報を画像ファイル名へ含め過ぎず、予約IDなど管理された関連で結びます。
私物、書類、人物が写る写真を宣伝や一般資料へ流用しません。ダウンロード、共有リンク、印刷、完全削除は通常閲覧と別の権限にします。
通信・容量・保存期間を確認する
客室階や設備室で通信が弱い場合も未送信枚数を表示し、担当交代時に引き継げるようにします。圧縮後も不具合箇所が読めるか、縦横写真と複数枚で試します。
月間枚数と容量、保存期間、原本要否を施設規程で決めます。匿名客室で撮影、通知、対応、検索、出力、権限変更、復元を一巡し、客室と状態のひも付けを照合します。
相談前にそろえるもの
- 客室・箇所・用途
- 対応前後と状態
- 通知結果
- 忘れ物の権限
- 通信・容量・保存
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。