先に結論完成形ではなく、現行の事実、困る頻度、最初に減らしたい作業を整理して相談します。
現行帳票を三つだけ選ぶ
日報、台帳、請求前の集計など、頻度が高い帳票を三つ選びます。空の様式だけでなく、個人情報を伏せた記入例があると、項目の意味と入力順を確認できます。
帳票を全部デジタル化する前提にせず、誰が作り、誰が確認し、どこへ転記するかを書き添えます。紙の方が早い場面も判断材料です。
困る場面を時刻と回数で説明する
『大変』だけでなく、月末に三時間、毎朝十件、現場から一日五回確認電話など、概数で構いません。入力、検索、確認、集計、修正のどこに時間がかかるかを分けます。
ミスの内容も、二重入力、最新版の混同、数字の転記、写真探しなど具体化します。個人の評価ではなく、仕組みで減らせる作業を探します。
利用者・端末・通信を伝える
現場スタッフ、事務、管理者、顧客など利用者と人数を整理します。会社PC、共有タブレット、個人スマホ、屋外、文字拡大、手袋、弱い通信など実際の条件を伝えます。
すべての人へ同じ画面を出す必要はありません。見るだけ、入力、承認、設定、出力を役割で分け、退職や担当変更も最初から相談します。
最初の一か月で試す範囲を決める
一拠点、一工事、一帳票、一担当など小さな単位を選びます。導入前後で入力時間、確認電話、差し戻し、二重入力を測り、次の改善を判断します。
金額、法令、安全、医療介護など業務判断は責任者が決めます。正式見積は現在の運用とデータを確認後に作り、実データは複製環境で安全に扱います。
相談前にそろえるもの
- 現行帳票3点
- 困る時刻・頻度
- 利用者と権限
- 端末・通信条件
- 一か月の試行範囲
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。