保険代理店の写真・書類アップロード｜案件と版を取り違えない
スマホ撮影で資料提出を簡単にしても、別案件への添付や古い版の利用が起きれば安全とはいえません。撮影前後に案件と対象書類を確認できる流れにします。
先に結論顧客、契約、案件、資料種別、対象日、版を分け、受領と内容確認を別の状態として管理します。
案件と資料種別を先に固定する
顧客名だけでなく顧客ID、契約ID、更新・対応案件IDを表示し、どの資料を提出するか選びます。同名顧客や複数契約を匿名データで試し、別案件へ誤って添付しないことを確認します。
カメラ、端末内ファイル、PDFの入口を分かりやすくし、撮影後に対象案件と資料種別を再表示します。保険判断や書類の適否は担当者が確認し、アップロード成功だけで完了にしません。
受領・確認・再提出を版で残す
受領、確認待ち、不足、差し戻し、再提出、確認済みを分けます。同じファイル名でも上書きせず、提出者、日時、対象、版を保持します。古い版をどの処理で使ったか追える状態が必要です。
写真のぼけ、欠け、複数ページ不足を提出前に確認し、差し戻し理由は定型候補と短い補足を使います。確認後の差し替えは理由と承認を残します。
通信失敗と通知失敗を別に扱う
アップロード中、未送信、受領済みを表示し、画面を閉じたり通信が切れたりしても不完全ファイルを受領扱いにしません。再送で同じ版を二件作らない識別子を持たせます。
保存成功と担当者通知、顧客への受領通知を別結果として扱います。通知だけ失敗した場合にファイルを再登録させず、担当者が失敗一覧から再送できるようにします。
機微情報・権限・保存を確認する
本人確認資料、事故写真、契約書類など資料種別ごとに閲覧、ダウンロード、印刷、一括取得を分けます。通知本文やエラーログへ画像内容や顧客名を出し過ぎません。
保存・削除期間は法令、契約、社内規程を責任者が決めます。匿名ファイルで別案件、同名、再提出、通信切れ、退職者、バックアップ復元を一巡し、件数・版・権限を照合します。
相談前にそろえるもの
- 顧客・契約・案件ID
- 資料種別と版
- 受領・確認・再提出
- 通信・通知の結果
- 機微情報・保存権限
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。