BLOG業務改善
保険代理店の更新・顧客フォロー管理｜期限漏れを防ぐ
更新対象を表計算で色分けするだけでは、案内済みか、返答待ちか、次に誰が動くかが分かりにくくなります。期限と対応履歴を一つの案件へ結びます。
先に結論更新月だけでなく、案内、確認、面談、書類、完了を分け、次の担当と期限を表示します。
期限と工程を分ける
更新月、案内開始、回答期限、必要書類、確認、完了など、現在の業務工程を短く定義します。担当者ごとに完了の意味が変わらないようにします。
商品選択や契約判断を自動化するのではなく、連絡と確認の抜けを減らす補助として設計します。説明・意向確認などは社内規程に従います。
次の行動を一つにする
電話予定、資料送付、面談、返答待ちなど、次の行動と期限を一件だけ明確にします。長いメモを読まなくても停滞理由が分かるようにします。
担当変更では未完了タスクと履歴を引き継ぎます。退職者のアカウント停止と一括変更も管理者が確認して行います。
通知と個人情報を守る
案内を送る前に対象、連絡先、内容を確認し、送信済み・失敗・停止希望を分けます。契約内容や機微な情報を通知本文へ書き過ぎません。
顧客情報、契約情報、本人確認書類は閲覧・出力・ダウンロード権限を分け、操作履歴と保存期間を設定します。
繁忙月と例外で試す
大量更新、連絡不通、担当不在、期限変更、重複顧客、送信失敗を含めて試します。一覧の速度と検索条件も確認します。
一部の匿名案件から並行運用し、対象件数、対応中、完了、期限超過を現行表と照合します。既存契約データは上書きしません。
相談前にそろえるもの
- 更新業務の工程
- 各工程の期限
- 担当変更の方法
- 通知の確認者
- 契約情報の権限・保存期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。