先に結論現在の要件だけでなく、件数増加、連携、引継ぎ、サービス終了時まで試します。
試作と本番運用を分ける
申請一種類、台帳一つなど小さな範囲で操作を確かめる用途に向きます。試作で入力項目と流れを整理してから本番方式を決める方法もあります。
試作データをそのまま本番へ使わず、権限、バックアップ、監査、個人情報の条件を改めて確認します。
計算・権限・件数の上限を試す
複雑な料金計算、締め、承認条件、行単位権限が設定だけで表現できるか確認します。回避のため手作業が増えるなら、その時間も比較します。
最大件数、同時利用、添付容量、検索速度、API回数を架空データで試します。料金プラン変更で上限が変わる可能性も確認します。
変更と保守の担当を決める
現場が設定変更できる利点がある一方、計算式や権限を誰でも変えると事故になります。変更申請、試験、公開、履歴を決めます。
サービス仕様変更へ追随する担当、問い合わせ先、障害時の代替を確認します。専用コードを追加した部分は別の保守範囲になる場合があります。
データと成果物を持ち出せるか確認する
標準出力で項目、履歴、添付、関係性を取り出せるか試します。画面定義や自動処理が他サービスへそのまま移せるとは限りません。
初期費用だけでなく、利用者・処理回数・容量増加と移行費を含めます。小さく開始しても終了条件とバックアップを最初に決めます。
相談前にそろえるもの
- 試作・本番の区別
- 計算・権限・件数上限
- 変更管理
- サービス仕様変更
- データ・設定の持出し
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。