先に結論通知から対象画面へ移り、処理後に完了したことが分かる流れを作ります。
通知する条件と重要度を絞る
承認依頼、差し戻し、期限、失敗、安全上の警告など、利用者が行動すべきものを優先します。単なる更新を全員へ通知しません。
緊急、期限あり、参考を見た目と文言で区別します。重要度を色だけに頼らず、期限と次の行動を表示します。
既読と業務完了を分ける
通知を開いたら既読でも、申請の承認が済んだとは限りません。対象業務の状態と連動し、未処理一覧から消える条件を決めます。
通知から対象レコードへ移動し、権限が変わった場合は内容を見せず案内します。削除済み対象や期限切れリンクも扱います。
まとめ表示と再通知を整える
短時間の同種通知はまとめ、何件あるかを示します。ただし金額や安全など個別確認が必要なものを一件に隠しません。
再通知の時刻、回数、宛先を決めます。既読にするだけで催促を止めるのか、処理完了まで続けるのかを種類ごとに設定します。
メール・履歴・保管を確認する
メールは補助経路とし、システム内通知を正本にします。メール送信失敗でも画面から未処理を確認できるようにします。
通知本文へ個人情報を載せ過ぎず、保管期間と削除を決めます。権限変更後に古い通知から内容が漏れないか、スマホとPCで試します。
相談前にそろえるもの
- 通知条件・重要度
- 既読・業務完了
- 対象画面・権限
- まとめ・再通知
- メール補助・保管期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。