先に結論受付番号、緊急度、現在担当、次の期限を共有し、金額承認と作業完了を分けます。
物件・場所・設備を特定する
物件、棟、階、部屋、設備を選択し、自由記述だけにしません。入居者情報は業者へ必要な範囲だけ共有します。
同じ場所の未完了依頼を表示し、重複候補を確認します。似た内容でも別の故障を自動統合しません。
緊急度と連絡手順を分ける
漏水、停電、安全上の問題など直ちに連絡が必要なものと、通常修繕を分けます。色だけでなく電話先と初動を表示します。
安全確保をフォーム入力より優先し、受付後に時刻・状況を追記できるようにします。緊急度の変更履歴を残します。
写真・見積・業者手配をつなぐ
受付写真、現地確認、作業前後を依頼へ結び付けます。個人情報や室内の不要な写り込みを確認し、閲覧権限を絞ります。
見積、発注、日程、入館方法を管理し、金額承認前の作業を区別します。外部業者のアクセスは対象案件と期間へ限定します。
完了確認と再発履歴を残す
業者の作業完了、管理側確認、依頼者確認を別状態にします。写真登録だけで完了にせず、未解決や経過観察を残します。
同じ設備の故障回数、費用、停止時間を確認し、修理・交換判断の材料にします。判断は責任者が行い、集計から元明細へ戻れるようにします。
相談前にそろえるもの
- 物件・場所・設備
- 緊急度・初動
- 写真・見積・発注
- 外部業者権限
- 完了確認・再発履歴
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。