BLOG業務改善
不動産の物件・問い合わせ管理｜内見までの対応漏れを防ぐ
問い合わせが電話、メール、ポータル、来店に分かれると、担当や返答状況が見えにくくなります。入口を記録し、次の対応と期限を一つの案件へ結びます。
先に結論物件と顧客を直接一対一にせず、問い合わせ案件へ担当・状態・次の行動を持たせます。
物件情報の正本を決める
物件名、種別、状態、公開範囲、写真の管理元を決めます。複数ポータルへ掲載する場合も、どこを正しい情報として更新するかをそろえます。
公開終了や成約済みの反映が遅れないよう、状態変更と掲載先確認をタスクにします。実在物件のデータはデモ環境へ使用しません。
問い合わせを案件として残す
顧客、対象物件、受付経路、要望、担当、次回連絡日を一つにします。同じ人から複数物件への問い合わせがあっても履歴をまとめて確認できます。
氏名表記や電話番号が違う重複候補は自動で統合せず、担当者が確認します。誤統合すると別人の情報が見える危険があります。
内見と連絡を同じ流れにする
候補日、確定日時、鍵、立会い、変更、キャンセルを管理し、物件と担当者の予定重複を警告します。確定前と確定後の予定を分けます。
メールやメッセージ送信は対象顧客と物件を確認し、履歴を残します。送信失敗と未送信を区別し、同じ案内を重ねません。
個人情報の範囲と期限を決める
希望条件、本人確認書類、契約情報では必要な保護が異なります。閲覧、ダウンロード、印刷、削除の権限を役割で分けます。
問い合わせが集中する条件で検索速度を確認し、退職者の権限停止、端末紛失、バックアップ復旧もテストします。
相談前にそろえるもの
- 物件情報の正本
- 問い合わせの受付経路
- 担当・状態・次回期限
- 内見と鍵の管理
- 個人情報の権限・保存期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。