先に結論機材ID、予約、貸出、返却、点検、利用可能を段階にし、履歴と写真を結び付けます。
機材・同型品・付属品を識別する
同じ型式の複数台を個体IDで管理し、バーコードやQRで現物を確認します。名称だけで貸出履歴を上書きしません。
ケース、充電器、鍵など付属品をセットまたは個別で管理し、貸出・返却時の不足を確認します。
予約と貸出可能状態を分ける
予約済み、取置き、貸出中、返却待ち、点検中、修理中、利用可能を分けます。返却登録だけで自動的に次へ貸しません。
延長や重複予約は次の予約と影響を表示し、担当者が調整します。料金変更をシステムが推測で確定しません。
返却点検と写真を残す
外観、動作、消耗品、付属品を機材種類ごとの短い項目で確認します。異常時だけ詳細と写真を追加できるようにします。
貸出前後の写真を時刻・案件へ結び付け、差替え・削除履歴を残します。写真だけで修理費負担を自動判定しません。
故障・整備・請求を照合する
故障報告から利用停止、見積、修理、再点検までを追跡します。未点検や修理中を予約候補へ出しません。
請求は貸出期間、延長、付属品、承認済み追加費用を元明細と照合します。稼働率だけでなく故障・待機・未返却も確認します。
相談前にそろえるもの
- 機材ID・付属品
- 予約・所在・点検状態
- 返却点検・写真
- 延長・重複予約
- 修理・請求・稼働履歴
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。