BLOG業務改善
小売店の在庫・発注管理｜欠品と数え直しを減らす
在庫数を直接書き換える運用では、差が出た理由を追えません。入荷、販売、返品、移動、廃棄、棚卸調整を分けて、現在数へつながる記録を残します。
先に結論在庫を上書きせず、増減の理由と担当を記録し、確認済みの候補だけを発注します。
商品コードと単位をそろえる
同じ商品に複数コードがある、色やサイズを一つにまとめる、箱と個を混ぜると在庫差が増えます。商品、規格、単位、バーコードの対応を先に整理します。
廃番や季節商品は削除せず販売停止として残し、過去の売上や棚卸から参照できるようにします。
在庫の動きを理由付きで残す
入荷、販売、返品、店舗移動、廃棄、棚卸調整を分けます。数を直すときは理由、担当、時刻を残し、確定済みの過去記録を消しません。
POSやECとの連携では、注文取消や再送を含めて同じ取引を二重計上しないキーを決めます。連携失敗だけを再処理できるようにします。
発注候補と発注済みを分ける
最低在庫や販売傾向から候補を出しても、季節、催事、納期を担当者が確認して数量を確定します。候補表示だけで自動送信しません。
発注済み、入荷待ち、一部入荷、完了を分け、仕入先と納品予定を表示します。同じ候補から二度発注できない制御も必要です。
棚卸と大量データで確認する
通常販売だけでなく、返品、取消、破損、店舗移動、部分入荷を含めて現行在庫と照合します。商品数が多い状態で検索と一覧表示の速度も測ります。
最初は一カテゴリ・一店舗から並行運用し、品目数と数量差を確認します。原価や会計連携は担当者が金額・税・端数を確認してから進めます。
相談前にそろえるもの
- 商品・規格・単位
- 在庫が動く全ての理由
- POS・EC連携
- 発注の確認者
- 棚卸差異の扱い
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。