先に結論秘密情報を本文へ貼らず、最新版の場所、責任者、確認日を明記します。
目的と全体構成を一枚にする
誰が何の業務で使い、どの外部サービスとつながるかを図と一覧で示します。サーバー名だけでなく、止まった時の業務影響も書きます。
本番、試験、開発を区別し、URL、データ範囲、利用者を明確にします。実顧客データを試験環境へ無断複製しません。
日常・月次・変更作業を分ける
利用者追加、問い合わせ、未処理確認などの日常作業と、バックアップ復元確認、権限棚卸し等の月次作業を整理します。
更新・デプロイは事前バックアップ、試験、公開、再テスト、戻し方を記載します。コマンドだけでなく成功条件と止める条件を示します。
障害時の入口と連絡先を示す
画面が開かない、保存できない、連携だけ止まるなど症状別に最初の確認をまとめます。安全と既存データを優先し、原因未確認で再起動を繰り返しません。
社内責任者、開発会社、サーバー、外部サービスの窓口と対応時間を記載します。パスワードや秘密鍵を資料へ直接貼りません。
未完了・判断待ち・確認日を残す
既知の不具合、回避手順、次回更新、業務判断待ちを一覧にします。未完了を完成済みに見せず、担当と期限を付けます。
別の担当者が資料だけで代表作業と復旧確認を行い、不足を直します。更新日と版を表示し、古いコピーが残る場所を減らします。
相談前にそろえるもの
- 目的・構成・環境
- 日常・月次・更新
- 障害症状・連絡先
- 秘密情報の参照
- 未完了・版・実地確認
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。