先に結論署名前の説明と確認、署名後の控え、訂正・取消を一つの流れにします。
署名の目的と法的扱いを確認する
受領確認、作業完了、同意、社内承認では必要条件が異なります。署名画像だけで足りると開発側が判断せず、契約・法務・社内規程を確認します。
本人確認が必要なら、ログイン、本人情報、対面確認等を組み合わせます。指で書いた形だけを本人証明と断定しません。
対象内容と版を署名前に示す
何へ署名するか、重要項目、金額、日付、取消条件を読める大きさで表示します。長い文書を署名欄だけへ飛ばしません。
文書版、対象ID、表示言語を記録し、後から本文だけ差し替えられないようにします。変更時は再確認・再署名の条件を決めます。
やり直し・代理・拒否を扱う
署名確定前は消去・書き直しができ、確定後の修正は履歴を残します。署名拒否や保留でも業務をどう進めるか案内します。
代理署名は本人署名と同じ表示にせず、代理者、理由、権限を記録します。共有端末の前利用者情報を引き継ぎません。
控え・保管・出力を確認する
署名済み文書をPDF等で本人が確認できる方法を用意します。メール添付時は個人情報と誤送信を考慮します。
署名画像への直接アクセスを制限し、保存期間、バックアップ、削除依頼を規程に合わせます。画面、PDF、印刷で署名と本文が離れないか確認します。
相談前にそろえるもの
- 目的・法務確認
- 本人確認
- 対象文書・版
- 訂正・代理・拒否
- 控え・権限・保存期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。