運送会社のデータ移行｜車両・乗務員・配車・実績を崩さない手順
配車データは車両、乗務員、顧客、便、実績がつながっています。一つずつ件数を合わせるだけでなく、同じ運行として正しく結び付いていることを確認します。
先に結論未来の配車と確定済み実績を分け、車両・乗務員の履歴を保ちながら、営業所単位で段階的に移します。
未来予定と過去実績を分ける
移行日時より先の配車予定、当日運行中、確定済み実績、請求利用済みを分類します。未来予定は切替後の変更対象ですが、過去実績は当時の車両、乗務員、時刻、顧客を固定して参照できる必要があります。
退職者や廃車を現行マスタから消しても、過去運行の表示が空欄にならないよう履歴を保持します。同姓同名や車両番号変更があるため、表示名だけでなく旧IDと有効期間を使って結び付けます。
営業日と便を単位に照合する
営業所別・日別の便数、未配車、完了、取消、運行実績、添付の件数を移行前後で比較します。深夜に日付をまたぐ便、複数乗務員、車両変更、応援便、委託便を抜き取り、予定と実績の関係を確認します。
距離、時間、運賃、手当などは元の確定値を保持し、未確認の計算式で再計算しません。請求や労務へ影響する差異は責任者へ報告し、移行処理だけで訂正しないことが重要です。
通知と端末の切替もテストする
データだけ移っても、乗務員の端末が古い予定を表示したり、変更通知が二重に届いたりすれば混乱します。テストアカウントで配車変更、通知、確認、日報送信を行い、旧通知リンクが切替後にどう扱われるか確認します。
通信が不安定な端末に残った未送信データを先に回収し、同期完了を確認します。再送で実績が二重登録されないこと、取得時刻が表示されること、停止済み端末からアクセスできないことも試します。
営業所単位で切り替え、旧側を参照専用にする
比較的便数の少ない営業所や期間で並行運用し、配車、運行、確定、CSV、帳票まで一巡します。切替前の最終同期、旧側の更新停止、新側の開始、問い合わせ先を明確にし、口頭変更を取りこぼさないようにします。
戻す条件と判断者、切替後データの退避方法を準備します。旧システムは必要期間参照専用で保持し、運行管理や安全に関する判断は現行手順を優先します。過去と未来の双方が確認できてから次の営業所へ広げます。
相談前にそろえるもの
- 未来予定・過去実績
- 車両・乗務員履歴
- 便別件数・確定値
- 端末・通知
- 営業所別切替
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。