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運送業の業務システム費用｜配車・乗務日報・請求の範囲整理
配車表を共有するだけか、乗務日報、車両点検、請求まで連携するかで必要な確認は異なります。運行を止めない移行方法も費用に含めて考えます。
先に結論案件、車両、乗務員、経路、実績、請求を分け、事務所と運転者が必要な範囲だけを扱えるようにします。
配車で同時に押さえる情報を決める
車両、乗務員、時間、荷物、発着地のどこまで管理するか整理します。資格、休息、車両条件など安全に関わるルールは運行管理者が確認します。
ドラッグ操作だけでなく、重複や条件違反をどう警告し、誰が例外を承認するかを決めます。自動判断だけで運行確定にしません。
スマホ日報と位置情報の範囲を絞る
出発、到着、積込、待機、給油、点検など必要な入力へ絞ります。運転中の操作を求めず、安全な停止中に使う画面と通知にします。
位置情報を使う場合は目的、取得時間、閲覧者、保存期間を明示します。常時追跡が本当に必要か確認し、個人情報と端末権限を見積へ含めます。
運行実績から請求へ渡す条件を確認する
距離、回数、待機、付帯作業など請求へ使う項目を整理します。単価、税、締め、端数は現行契約と帳票を担当者が確認します。
実績修正後の再集計、請求確定後の変更、CSV出力、二重計上をテストします。運行完了と請求確定は別の状態にします。
止められない業務の移行を計画する
車両、乗務員、顧客、定期便、単価表を複製環境へ移し、件数と代表案件を照合します。紙や旧表を並行利用する期間と正本を決めます。
見積では端末設定、通信費、地図・外部API、操作説明、夜間障害対応、バックアップを同条件で比較します。最初は一営業所や一便で試します。
相談前にそろえるもの
- 配車に必要な条件
- 乗務員が入力する項目
- 位置情報の利用目的
- 請求へ渡す実績
- 移行中の正本
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。