会計資料ポータルのバックアップと復元｜顧客別データを守る
ファイル数が合っていても、顧客や対象月、版、確認状態がずれていれば業務へ戻せません。資料と管理情報を同じ時点で復元できるか試します。
先に結論顧客間の分離を保ち、複製環境で資料原本、版、進捗、担当、監査履歴まで照合してから再開します。
資料と管理情報を一組で考える
アップロードファイルだけでなく、顧客、対象月、資料種別、版、提出者、確認、差し戻し、担当、権限を復元対象にします。通知履歴とメール本文は必要性と保存方針を分けます。
何時間分の提出を再依頼できるか、月次期限中に何時間で受付を再開したいかを決めます。税務・会計上の保存判断は事務所責任者が確認します。
暗号化と顧客分離を保って保管する
バックアップは本体と別の保管先へ暗号化し、複数世代を残します。復元担当、鍵の管理者、持出し可否、保管期限を決め、退職者が取得できないことを確認します。
取得成功の通知だけで安心せず、容量、ファイル数、データベース整合、暗号化鍵、古い世代の削除失敗を監視します。顧客資料をテスト用に安易に複製しません。
架空顧客の複製環境で復元する
本番とは分離した環境へ戻し、顧客数、月別資料数、ファイル容量、版、確認状態、担当、権限を控えと照合します。顧客Aの職員・顧客アカウントから顧客Bを検索・表示できないことも試します。
PDFや画像が一覧にあっても、原本が開けるか、一括取得やCSVが正しい範囲かを確認します。通知を再送しない設定で復元し、顧客へ過去通知を誤送信しません。
障害中の受領と再開を一つにする
障害中にメール、郵送、持参で受けた資料へ受付番号を付け、復旧後に対象月と資料種別を確認して登録します。同じ資料を顧客が再提出しても二重に数えない確認が必要です。
復元訓練では所要時間、欠けた版、権限のずれ、再入力件数を記録します。締切前など繁忙期の連絡手段と代替受付を顧客向けに短く用意します。
相談前にそろえるもの
- 資料と管理情報の範囲
- 暗号化・鍵管理
- 顧客間の分離
- 原本・版・進捗の照合
- 障害中資料の再登録
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。