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会計資料はメール添付と提出ポータルのどちらが安全？
メール添付は顧客が使い慣れており、少量の受渡しには便利です。顧客数と資料量が増えると、宛先間違い、最新版、不足確認の負担が表面化します。
先に結論顧客数だけでなく、資料量、誤送信リスク、提出状態、権限、保存期間、顧客の使いやすさで選びます。
メール添付を続けやすい条件
提出者と担当者が固定され、月の資料が少なく、受領後すぐ所定場所へ移せる場合はメールでも運用できます。宛先確認と暗号化方法を事務所で統一します。
件名、顧客コード、対象月、ファイル名の規則を決め、個人情報を件名へ書かせません。受領と内容確認を同じ扱いにせず、不足を別に記録します。
提出ポータルが向く状態
顧客ごとの資料一覧、期限、提出済み、確認中、不足を共有したい場合は、ポータルが確認電話を減らせます。別顧客の資料が見えない権限が必須です。
大容量、再提出、同名ファイル、期限切れリンクを扱えるか確認します。顧客へ新しいIDや操作を増やすため、スマホでの提出手順も試します。
安全性は機能名では決まらない
SSLだけでなく、閲覧者、共有期限、アクセス履歴、端末保存、一括ダウンロード、退職者停止を確認します。運用されない強いパスワード規則だけでは安全になりません。
保存・削除期間は法令、契約、事務所規程を責任者が確認します。バックアップを取るだけでなく、顧客と対象月を保ったまま復元できるか試します。
顧客ごとに段階移行する
全顧客を一度に変えず、資料量が多く協力を得られる顧客から試します。メールも残す期間は、どちらを正本にするか担当者へ明示します。
提出時間、誤送信、不足連絡、資料探索の回数を移行前後で比べます。便利さだけでなく、顧客の問い合わせ増加も含めて判断します。
相談前にそろえるもの
- 月間の資料量
- 誤送信・不足の件数
- 顧客別の閲覧権限
- 保存・削除期間
- 顧客の利用端末
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。