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会計事務所の資料回収・進捗管理｜匿名デモ設計事例
この設計例は実在顧客の会計資料や進捗を使っていません。メール、共有フォルダ、表計算に分かれた確認作業を、匿名の月次業務で再現しています。
先に結論受領と内容確認を分け、顧客・対象月・資料種別ごとに不足と担当を追える画面を考えます。
受領済みと確認済みを分ける
ファイルが届いたことと内容がそろったことは別です。未提出、受領、確認中、不足、再提出、完了を分け、顧客と事務所の双方が次に何をするか分かる状態にしました。
一覧では期限、担当、不足資料を表示します。単純な進捗率だけで仕事の難しさを判断せず、担当者が補足できる欄も残します。
顧客ごとの閲覧範囲を固定する
顧客は自社の対象月と資料だけ、職員は担当先、管理者は全体を見られる権限を想定します。URLを知っているだけで別顧客へ移れないことをテストします。
退職者や担当変更時は権限を停止し、操作履歴は残します。共有端末ではログアウトと自動終了を確認し、個人情報をブラウザへ残し過ぎません。
再提出と同名ファイルを扱う
同じ名前のPDFが再提出されても上書きだけにせず、版、提出日時、提出者、確認結果を残します。どれが最新かを表示し、古い版も権限内で参照できます。
大量送信では途中まで成功した件数と再送対象を表示します。二度押しで増えないこと、壊れたファイルを完了扱いにしないことを確認します。
保存期間と復元を運用で決める
バックアップがあるだけでなく、顧客、対象月、資料種別、版を保ったまま復元できるか匿名データで試します。削除は保留期間と承認を設けます。
法令、契約、事務所規程に関わる保存・削除期間は推測しません。責任者が決めた条件を設定し、一部顧客から段階的に運用します。
相談前にそろえるもの
- 資料種別と対象月
- 顧客・職員の権限
- 不足と再提出
- 保存・削除期間
- バックアップ復元
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。