先に結論状態名、担当、期限、差し戻し理由、承認後の修正方法を一つの画面で追えるようにします。
承認が必要な理由を決める
金額、外部提出、安全、個人情報など、確認目的を段階ごとに書きます。同じ内容を複数人が見るだけの重複承認を避けます。
少額・定型・例外など条件で流れを変える場合は、境界を責任者と決めます。開発側が金額基準を推測して設定しません。
状態と次の担当を表示する
下書き、申請中、確認待ち、差し戻し、承認済み、取消を区別し、現在担当と期限を表示します。『処理中』だけで止めません。
利用者が自分の未処理を一覧でき、元の明細へ移れるようにします。更新時刻が古い場合や通知失敗も分かるようにします。
差し戻しと再申請を短くする
差し戻し理由を対象項目へ結び付け、申請者が探し回らないようにします。正常項目と添付を保持し、修正箇所を見える形にします。
再申請時に変更差分を承認者へ示します。差し戻し前の内容と履歴を消さず、コメントを通常データへ混ぜません。
代理・取消・承認後修正を決める
休暇時の代理期間と対象を限定し、恒久的な権限にしません。本人と代理の操作履歴を区別し、共有アカウントを使いません。
承認後の修正は再承認、訂正記録、締め後調整など業務規程に合わせます。二重クリックや戻る操作で二重承認しないことも確認します。
相談前にそろえるもの
- 承認目的・条件
- 状態・担当・期限
- 差し戻し箇所・差分
- 代理期間・権限
- 取消・承認後修正
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。