BLOGIT基礎
業務システムのアカウント管理｜入社・異動・退職で漏れを防ぐ
アカウントは作るときより、異動や退職時の見直しで漏れやすくなります。人を削除して過去記録まで消さず、ログイン権限だけを確実に止めます。
先に結論申請者、承認者、発行者を分け、所属・役割・期限を定期点検します。
共通IDではなく利用者を識別する
同じ職場や端末でも、誰が入力・承認・出力したか分かるアカウントを使います。共通IDが必要な特殊運用は、操作範囲と追加確認を責任者が決めます。
氏名変更や表示名修正で別アカウントを増やさず、同じ利用者として履歴を保ちます。外部委託や応援は終了日を設定します。
役割と担当範囲を分ける
管理者、承認者、入力者、閲覧者を分け、さらに拠点、案件、顧客、期間などの担当範囲を組み合わせます。メニューを隠すだけでなくURLやCSVでも制限します。
一時的な応援権限は開始・終了日と承認者を残します。管理者を増やし過ぎず、緊急用アカウントの利用時は理由と記録を確認します。
退職は削除より停止を先にする
退職・契約終了時はログイン、端末セッション、API、通知リンクを停止します。過去の記録者名や承認履歴は保持し、削除で空欄にしません。
貸与端末、ダウンロード、共有フォルダ、メール転送も確認します。人事連絡だけに頼らず、停止担当と完了確認を一覧化します。
定期点検を別アカウントで試す
月次や四半期に、所属、役割、最終利用、期限切れ、長期未使用を確認します。本人だけでなく所属責任者が必要性を判断します。
権限の弱いテストアカウントで一覧、検索、URL、添付、印刷、CSVを試します。変更後に必要な業務まで止めていないかも実際の流れで確認します。
相談前にそろえるもの
- 個人別アカウント
- 役割・担当・期限
- 異動・応援申請
- 退職時の停止対象
- 定期点検・別アカウント試験
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。