介護記録のデータ移行｜利用者・記録・申し送りを安全に残す

利用者と記録者の履歴を保持する

現利用者、退所者、休止中、職員、退職者を区分し、旧IDと在籍期間を保持します。退職職員のアカウントは停止しても、過去記録の記録者名や確認履歴を消しません。同姓同名や氏名変更を名称だけで統合しないようにします。

利用者情報、日々の記録、申し送り、添付、家族連絡などを分類し、どこまで移すかを責任者が決めます。開発側が医療・介護上の意味を推測して項目を統合したり、空欄を補ったりしません。

個人情報を広げずに検証する

画面や変換ルールの開発には匿名データを使い、本番複製はアクセスを限定した環境で扱います。実名、連絡先、健康情報をログやエラーへ出し過ぎず、検証用のCSVや一時ファイルにも保存先と削除期限を設けます。

利用者Aの記録が利用者Bへ付かないことを最優先で確認します。URL直接表示、検索、通知、CSV、PDFを別アカウントで試し、権限の弱い職員や停止済み利用者から見えないことを確かめます。

期間・種類・状態ごとに照合する

利用者別、月別、記録種別別の件数、最古・最新日、未確認・確認済み、添付数を比較します。長期利用、担当変更、記録量が多い、訂正履歴がある利用者を抜き取り、一覧から詳細、添付、印刷まで実際に開きます。

件数が合わない場合は重複、削除済み、下書き、文字コード、日時境界を調べます。失敗した記録を黙って除外せず、元IDと理由を一覧にします。復元テスト後も担当範囲と変更履歴が保たれることを確認します。

勤務を妨げない小さな切替にする

一フロアまたは一チームで、入力、申し送り、確認、訂正、出力、共有端末の利用者切替を一巡します。切替時間、未送信下書きの回収、旧側の更新停止、緊急時の連絡方法を事前に共有します。

旧システムは参照専用で保持し、新側で重大な欠落や権限漏れが見つかった場合の戻し方を用意します。医療・介護判断や緊急連絡は現行運用を維持し、責任者と現場職員が確認してから対象を広げます。

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