先に結論勤務交代、拠点、職種別権限、確認済み、過去検索、端末、通信、緊急連絡で選びます。
紙で十分な条件を確認する
一拠点で勤務者が同じ場所を通り、申し送り件数が少なく、確実な口頭確認ができる場合は紙でも機能します。記入場所と確認時間を統一します。
利用者名の見える場所、持ち出し、写真撮影を防ぎ、訂正と保管方法を決めます。紙でも個人情報と閲覧範囲の管理は必要です。
アプリで見えるようになること
未確認、確認済み、担当、期限、職種別の表示、過去検索ができます。通知は重要度を分け、すべてを緊急表示にしないことが大切です。
介護や医療の判断をアプリだけで確定せず、現行の報告経路を残します。既読は内容理解や対応完了と同じではないため状態を分けます。
端末と入力負担を比べる
共有タブレット、職員スマホ、事務所PCのどれを使うか確認します。ログインに時間がかかる、文字が小さい、手袋で押せないと紙より負担が増えます。
音声入力や写真は便利ですが、周囲への漏えい、誤変換、保存先を確認します。通信が切れた場合の下書きと再送も実地で試します。
少人数で確認漏れを測る
一チームで紙とアプリを短期間併用し、申し送り件数、未確認、対応期限、重複連絡を比べます。元記録を消さず、どちらが正本か明示します。
利用者・職員データの移行、退職者停止、バックアップ復元を確認します。記録様式や権限は管理者の承認後に範囲を広げます。
相談前にそろえるもの
- 申し送り件数と勤務交代
- 職種別の閲覧範囲
- 利用する端末
- 通知の重要度
- 緊急時の報告経路
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。