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介護事業の業務システム費用｜記録・シフト・家族連絡の整理
申し送りだけを共有する場合と、利用者記録、訪問予定、家族連絡まで扱う場合では、権限と個人情報の範囲が変わります。現場の入力時間も費用判断に含めます。
先に結論記録、予定、シフト、連絡を分け、職種と担当範囲ごとに必要な情報だけを見られる設計から始めます。
記録の目的と入力者を分ける
日々の申し送り、サービス記録、事故・ヒヤリ、家族連絡など用途を整理します。同じ内容を複数画面へ入力している箇所を見つけ、正本を決めます。
介護判断や記録要件は管理者が現行規程と様式を確認します。選択式で速くできる項目と、経過を文章で残す項目を分けます。
職種・事業所ごとの権限を確認する
介護職、看護職、事務、管理者、家族など、閲覧と編集の範囲を分けます。担当外利用者、退職者、応援勤務のアクセスを匿名データで試します。
一括出力、印刷、削除、確定解除は管理者へ限定し、実行者と理由を残します。端末紛失時のログアウトと停止手順も必要です。
現場端末と通信環境を費用へ含める
スマホ、タブレット、共有PCの台数と利用場所を確認します。訪問先や建物内で通信が切れる場合は、下書き、再送、二重登録防止の設計が増えます。
音声入力や写真を使う場合は、周囲への情報漏えいと保存先を確認します。個人端末を使うか貸与端末にするかも運用費へ影響します。
小規模な並行運用で照合する
利用者、職員、予定、過去記録を一度に移さず、一事業所や少人数で試します。元データを保持し、件数、日付範囲、担当、帳票を照合します。
見積では初期登録、研修、問い合わせ窓口、バックアップ、制度・様式変更への対応を確認します。金額や業務ルールは担当者確認後に確定します。
相談前にそろえるもの
- 記録の種類と正本
- 職種・事業所別の権限
- 利用端末と通信環境
- 家族連絡の同意
- 移行する利用者・期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。