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医院の受付・待ち時間集計をCSV出力｜個人情報を増やさない設計

受付改善の集計に、患者名や診療内容をすべて出す必要はありません。目的に必要な項目だけを選び、個人情報を増やさずに時間帯や曜日の傾向を確認します。

2026.10.18ESシステム宮崎編集部

先に結論集計目的、期間、受付区分、時刻の定義を先に決め、個人を特定する列と管理用集計を分離します。

何を改善する集計かを決める

曜日別の受付数、時間帯別の待ち、予約と当日受付の違いなど、知りたいことを先に決めます。受付時刻、呼出時刻、完了時刻のどれを使うかを統一し、欠測や中断をゼロとして扱いません。

診療判断や医療内容の評価は対象にせず、受付業務の流れを確認する範囲に絞ります。集計値から個人が推測される少数区分をどう扱うかは、院内規程と責任者判断に従います。

管理用CSVに患者氏名、電話番号、住所が不要なら含めません。患者番号も目的に不要なら匿名の集計IDへ置き換えます。詳細確認用の出力は別権限にし、通常の集計ファイルと保存場所を分けます。

自由記述や備考には予期しない個人情報が入るため、集計CSVへ自動的に含めない設計が安全です。ファイル名、ダウンロード履歴、一時ファイルにも患者名を残し過ぎないよう確認します。

対象期間、抽出日時、受付区分、除外条件をファイル内または付随情報へ残します。同じ『待ち時間』でも開始と終了の定義が違えば比較できません。タイムゾーン、日付またぎ、受付取消、呼出不在を匿名データで試します。

Excelで時刻が日付へ変換されたり、CSVの文字コードで文字化けしたりしないことを確認します。集計式を変更した場合は版を記録し、過去出力と新出力がなぜ違うか説明できるようにします。

受付担当、管理者、分析担当の役割を分け、一括出力は必要な人だけにします。ダウンロードしたファイルの保存期間、共有方法、削除手順は院内規程で決めます。メール添付を前提にせず、安全な保存先を確認します。

匿名データで受付、時刻更新、取消、日次締め、CSV、Excelを一巡し、画面の件数と集計値を照合します。バックアップ復元後も時刻定義と権限が保たれることを確認してから本番集計へ使います。

全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。