BLOG業務改善
地域団体の会員連絡・出欠管理｜未回答だけを見える化
電話、紙、メール、メッセージが混在しても、連絡手段を無理に一つへ限定する必要はありません。回答結果だけを同じ一覧へ集め、未回答を確認します。
先に結論案内済み、回答待ち、参加、不参加、代理回答を分け、必要な人だけに再連絡します。
連絡手段を会員に合わせる
メールを使わない人には電話や紙を残し、担当者が代理入力できるようにします。手段ではなく、案内日と回答状態をそろえます。
代理入力では入力者と時刻を残し、本人回答と区別します。回答変更も上書きだけにせず履歴を残します。
未回答だけを絞り込む
全員へ同じ催促を繰り返さず、未回答者だけを表示します。締切、再連絡日、担当を持たせ、複数役員から重ねて連絡しないようにします。
配信失敗、連絡先不明、停止希望を分けます。一斉送信前に対象者と内容を確認できる画面も必要です。
個人情報を必要最小限にする
出欠担当には回答状態だけを表示し、住所や生年月日など不要な項目を見せません。名簿の出力・印刷権限も限定します。
役員交代時にはアカウント停止、担当変更、端末内データの削除を行います。共有パスワードを使い回さない運用にします。
紙との併用で試す
紙回答、電話回答、家族の代理回答、締切後変更、重複回答を含めて試します。高齢者を含む利用者が無理なく参加できる方法を残します。
一行事から並行運用し、対象人数、回答数、参加数を既存表と照合します。会費や資格の判断は別の承認手順で扱います。
相談前にそろえるもの
- 会員ごとの連絡手段
- 代理回答の方法
- 締切と再連絡担当
- 名簿の閲覧・出力権限
- 役員交代時の手順
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。