建設業のデータ移行手順｜工事台帳・日報・写真を安全に引き継ぐ
新しい工事管理システムが使いやすくても、過去の工事台帳や写真が欠ければ現場では使えません。移行は一括コピーではなく、対象を決め、複製で試し、数字と画面を照合してから切り替えます。
先に結論工事番号を軸に、台帳・日報・写真・取引先・担当者のつながりを確認し、旧システムを参照専用で残して切り替えます。
先に移す範囲と正本を決める
進行中工事、完了工事、見積、日報、写真、原価明細、取引先、作業員を一覧にし、どの保存元を正しい記録として扱うかを決めます。同じ工事がExcel、共有フォルダ、旧システムに重複している場合、開発側の判断で統合せず、工事責任者と経理担当が優先元を確認します。
工事番号が空欄、途中で番号体系が変わった、同名現場がある、といった例外を先に抽出します。移行対象外も削除せず記録し、後日必要になったときに元データへ戻れるよう、取得日時と保存場所を残します。
複製データで件数と金額を照合する
本番へ直接取り込まず、バックアップから作った複製環境で少数の工事を試します。工事件数、日報件数、写真枚数、最古・最新日、工事別の合計を移行前後で比較し、差がある項目は理由が分かるまで進めません。
税、端数、値引き、入金、原価の扱いは会社ごとに異なります。新システム側で勝手に再計算せず、元の確定額を保持する方法と、今後入力する分の計算方法を分けて責任者に確認します。文字化け、全角半角、日付、ゼロから始まるコードも確認します。
写真と帳票のひも付けを目で確かめる
ファイル数が合っていても、別工事や別日へ写真が付いていれば移行成功とはいえません。進行中、長期、写真が多い、担当変更済みなど条件の違う工事を抜き取り、台帳から日報、写真、PDFまで実際に開きます。
ファイル名だけに依存せず、元の工事番号、撮影日、登録者、分類を保持します。壊れた画像や読めない添付は黙って飛ばさず、失敗一覧として残します。顧客名や現場住所を含む実データを外部の検証環境へ持ち出さないことも重要です。
並行運用と戻し方を準備して切り替える
一現場または一週間分で新旧を並行運用し、現場入力、承認、集計、CSV、PDFを一巡します。切替日時を決めたら、旧側の更新停止、新側の開始、差分取込、担当者への連絡を順番に実施し、二重入力と取りこぼしを防ぎます。
旧システムはすぐ消さず、期間を決めて参照専用にします。重大な差異が見つかった場合にどこまで戻すか、切替後の入力をどう保全するかを事前に決めます。完了判定は件数だけでなく、現場スタッフと管理者が必要な過去記録へ到達できることまで含めます。
相談前にそろえるもの
- 移行対象と正本
- 件数・日付・金額の照合
- 写真・帳票のひも付け
- 並行運用と切替日時
- バックアップと戻し方
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。