BLOG業務改善
建設業の問い合わせ・案件管理｜現地調査まで漏らさない
問い合わせが電話、メール、紹介、WEBフォームへ分かれると、折返しや現地調査の日程が担当者のメモに残りがちです。受付から次の行動までを一件の案件にします。
先に結論問い合わせ、現地調査、提案、返答待ち、受注・見送りを分け、次の担当と期限を表示します。
入口が違っても同じ項目で受ける
受付日、相談種別、希望時期、地域、連絡方法、担当を基本にします。最初から詳細を聞き過ぎず、折返しに必要な項目へ絞ります。
同じ顧客の候補があっても自動統合せず、担当者が確認します。誤統合で別人の情報が見えないようにします。
次の行動と期限を一つにする
折返し、資料確認、現地調査、提案作成など、次に行うことと期限を一件だけ明確にします。長いメモを読まなくても停滞が分かります。
担当変更では履歴と未完了を引き継ぎます。退職者のアカウント停止と担当一括変更も管理者が確認します。
現地調査と提案を結ぶ
訪問候補、確定日時、担当、持参物、写真を案件へ結びます。予定変更と取消は元の記録を残します。
見積や提案の版を表示し、どれを顧客へ渡したか記録します。金額や工法の判断は担当者と責任者が確認します。
繁忙期の検索速度を確認する
大量問い合わせ、重複候補、担当不在、連絡不通、再問い合わせを含めて試します。スマホでも次の予定を短く確認できるか見ます。
匿名案件から並行運用し、受付数、現地調査数、未対応数を現行表と照合します。顧客データを無断でテストへ入れません。
相談前にそろえるもの
- 問い合わせの受付経路
- 最初に聞く項目
- 次回行動と期限
- 現地調査の予定
- 顧客情報の閲覧権限
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。