建設業のシステム権限設計｜現場・管理者・協力会社を分ける方法
全員が同じ画面を使えると設定は簡単ですが、誤修正や情報の見せ過ぎが起きます。建設業では現場、工事責任者、経理、協力会社が必要とする範囲を作業単位で分けることが重要です。
先に結論画面を隠すだけでなく、URL直接表示、CSV出力、締め後訂正、退職者停止まで役割ごとに試します。
役職名ではなく作業で権限を分ける
「社員」「管理者」だけでは範囲が広すぎます。日報を入力する、写真を追加する、承認する、工事台帳を見る、原価や請求額を見る、CSVを出す、といった作業に分解します。現場担当には担当工事の当日入力、工事責任者には差し戻しと承認、経理には確定後の金額と帳票など、必要な操作だけを割り当てます。
応援勤務や複数現場を持つ人は、所属だけで固定せず対象工事と期間を指定します。協力会社へ共有する場合は、自社の全工事や他社写真を見せず、依頼した現場と提出項目だけを表示します。誰が誰へ権限を付けられるかも管理者の中で限定します。
画面非表示だけで情報を守らない
メニューを消しても、保存済みURL、検索、通知リンク、API、ブラウザ履歴から開ける場合があります。現場担当、協力会社、経理、停止済み利用者の別アカウントを用意し、対象外の工事番号をURLへ入れても拒否されることを確認します。スマホとPCの両方で同じ判定が必要です。
一覧、詳細、写真原本、PDF、CSV、一括ダウンロードを別々に試します。画面では金額を隠していても、CSVへ原価が含まれる事故があります。検索候補や件数から他工事の存在が推測できないか、エラー文に顧客名や保存先が出ないかも確認します。
締め後の訂正と削除を履歴に残す
承認済み日報や締め済み工事台帳を自由に上書きすると、請求や労務の根拠が変わります。通常入力、差し戻し、締め解除、訂正、削除を分け、理由、申請者、承認者、変更前後、時刻を残します。削除は画面から消す操作と保存期間後の完全削除を同じボタンにしません。
金額、税、給与、原価へ影響する訂正ルールは開発側で決めず、現行帳票と責任者の承認経路を確認します。過去工事は当時の担当者名と承認結果を保ち、現在の所属変更で過去記録まで見え方や責任者が書き換わらないようにします。
共有端末・退職・障害まで通して試す
現場事務所の共有タブレットでは、利用者切替後に前の工事、写真、入力途中の内容が残らないか確認します。自動ログインを使う場合も、紛失時の停止方法と端末単位の解除を決めます。退職者、異動者、協力会社の契約終了は一覧から確認でき、停止後の古いセッションも利用できないことが必要です。
導入前に架空工事を作り、入力、承認、差し戻し、CSV、締め、訂正、アカウント停止、バックアップ復元を一巡します。権限表と実画面の結果を照合し、一現場で問題がないことを確かめてから対象を広げると、既存工事データを守れます。
相談前にそろえるもの
- 役割別の閲覧・入力・承認
- URL・写真・CSVの直接確認
- 締め後訂正と履歴
- 共有端末の切替
- 退職・契約終了時の停止
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。