学習塾の出欠・請求・学習報告をExcel・PDFへ出す設計
学習塾では同じ出欠記録が、講師の確認、月次集計、保護者への報告、請求準備に使われます。用途ごとに再入力せず、確定した記録から必要な形へ出力します。
先に結論生徒、対象月、授業、確認状態を固定し、保護者向けPDFと管理用Excel・CSVを混ぜない設計にします。
出欠と請求の正本を決める
出欠、振替、休講、追加授業、教材など、どの記録が月次集計や請求準備の根拠になるかを整理します。講師メモや未確認の予定をそのまま確定集計へ入れず、確認待ちと確定を分けます。
料金や請求計算は塾ごとのルールに関わるため、開発側が推測しません。現行帳票と担当者が確認した計算結果を少人数・一か月分で並べ、差異の理由を記録してから対象を広げます。
保護者向けPDFは一人ずつ確認する
学習報告PDFには対象生徒、期間、授業、コメントを表示し、別生徒の情報を混ぜません。兄弟、同姓、長い氏名、コメント量の違いを匿名データで試し、改ページで氏名や見出しが離れないことを確認します。
一括生成では件数、成功、失敗を表示し、失敗分だけ再作成できるようにします。PDFのファイル名やメール件名だけで宛先を判断せず、送信前に対象と件数を確認します。
Excel・CSVは列と対象月を固定する
講師確認用Excelと会計連携CSVでは必要列が異なります。生徒番号、授業日、区分、対象月、金額などの列順、日付、文字コード、先頭ゼロを仕様として固定し、勝手に列を増減しません。
同じ月を再出力しても記録や請求状態が変わらないこと、出力日時と条件が分かることが必要です。受取側へ読み込む場合は一意番号を使い、同じCSVの再取込で二重計上しないことをテストします。
閲覧・出力・送信の権限を分ける
講師は担当生徒の学習報告、事務担当は月次集計、管理者は全体出力など、必要な範囲を分けます。画面で請求額を隠していてもCSVに含まれる事故があるため、出力列も権限別に確認します。
匿名の複数生徒で、出欠入力、確認、月次締め、PDF、Excel、CSV、訂正、再発行を一巡します。画面件数とファイル件数、対象月、合計を照合し、保護者送信は別の承認操作にします。
相談前にそろえるもの
- 出欠・請求の正本
- 保護者別PDF
- 対象月とCSV列
- 再取込の重複防止
- 講師・事務・管理者権限
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。