先に結論全体集計、分類別集計、個別抽出の三段階で確認し、承認者が追える照合表にします。
移行前の基準値を固定する
対象日時を決め、顧客、案件、明細、添付など種類別の件数を保存します。金額は税区分、締め状態、通貨、丸め条件をそろえます。
移行中に更新が続く場合は基準時点以降の差分を別にします。開始時と完了時の数字を混ぜず、スナップショットや停止時間を記録します。
全体から分類・個別へ掘る
総件数と総額、年度・状態・拠点別、無作為抽出した個別明細の順で確認します。合計一致だけで、顧客間の付け替えを見落とさないようにします。
最古・最新日、最小・最大値、空欄、0、負数も比較します。削除済み、取消、下書きを集計へ含むかを明記します。
添付・権限・履歴も照合する
画像・PDFの件数と容量、実際に開けるか、元レコードへ結び付くかを確認します。画面に表示されない直接URLも権限別に試します。
作成日時、更新日時、作成者、承認履歴を確認します。移行作業者へ一律置換せず、元履歴と移行実行記録を分けて残します。
差異一覧と承認を残す
許容差、意図した除外、統合、変換失敗を一件ずつ分類し、元ID・新ID・理由・判断者を記録します。説明できない差異を0へ合わせるため元データを書き換えません。
業務責任者が代表帳票と重要合計を確認し、未解決件を明記して承認します。照合表、変換版、実施日時、バックアップを同じ移行記録として保管します。
相談前にそろえるもの
- 基準日時・差分
- 種類別件数・重要合計
- 分類別・個別抽出
- 添付・権限・履歴
- 差異理由・責任者承認
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。