先に結論対象・影響・復元期限を表示し、関連データと法定保存を確認してから完全削除します。
無効化・ゴミ箱・完全削除を分ける
顧客や商品を新規選択から外すだけなら無効化、誤操作から戻すならゴミ箱、保管義務終了後の消去は完全削除として分けます。
利用者へ同じ『削除』と表示せず、結果が分かる言葉を使います。過去帳票や集計から除外する条件も決めます。
対象と関連データを確認する
顧客一件の削除が案件、請求、添付、履歴へどう影響するかを表示します。件数と重要合計を示し、名前だけで判断させません。
関連データを連鎖削除するか、削除を止めるか、参照だけ残すかを業務責任者と決めます。金額履歴を開発判断で消しません。
復元期限と権限を管理する
復元できる期間、対象者、復元後の状態を決めます。削除した本人だけでなく、管理者の確認が必要な対象を分けます。
一括復元や大量削除は二段階確認と権限を設けます。削除・復元の実行者、時刻、理由を変更履歴へ残します。
完全削除を検証する
画面から消えただけでなく、添付、検索索引、一時ファイル、バックアップの扱いを確認します。バックアップは即時消去できない場合の期限とアクセス制限を記録します。
保存義務、契約、個人情報削除依頼を確認し、責任者承認後に実行します。テストでは架空データを使い、本番一括削除を試しません。
相談前にそろえるもの
- 無効化・ゴミ箱・完全削除
- 関連データ・件数
- 復元期限・権限
- 削除・復元履歴
- 保存義務・バックアップ
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。