先に結論匿名患者と架空の予約枠で例外を試し、一部の予約種別から並行運用します。
予約枠と受付確認を整理する
初診、再診、処置などの標準時間と、担当・設備の条件を確認します。症状から診療内容を自動決定せず、受付後に必要な確認へつなげます。
WEB送信と予約確定を分ける場合は返信目安を表示します。緊急性のある相談はフォームだけで受けず、医院が定める連絡先を案内します。
匿名患者で変更を再現する
新規、変更、取消、遅刻、担当変更、同姓同名、家族の連絡先を試します。氏名だけで患者を自動統合せず、受付担当が確認します。
元予約を削除せず、変更前後、連絡方法、操作した人を残します。最後の一枠を電話とWEBで同時に確定しないことも確認します。
通知は院内だけから始める
最初は予約一覧と院内通知を動かし、件数が紙台帳と一致するか確認します。患者へのリマインドは宛先、文面、停止希望、送信失敗を確認後に広げます。
通知には必要最小限の情報だけを載せます。端末ロック画面や家族共有端末で診療内容が見えないよう、個人情報の表示範囲を確認します。
障害時と過去予約を守る
ネット停止時の紙控え、復旧後の入力、二重登録確認を決めます。未来予約は日別・担当別に照合し、旧台帳は参照専用で保管します。
患者情報の保存、訂正、削除、バックアップ復元は医院の規程と責任者判断に従います。診療記録との連携は受付機能の合格後に検討します。
相談前にそろえるもの
- 予約種別と標準時間
- 担当・設備の条件
- 送信と確定の違い
- 通知内容と停止方法
- 障害時の受付
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。